Wer Druckdaten an eine Druckerei schickt, hört früher oder später die Bitte: „Bitte als PDF/X liefern.“ Dahinter steht eine ISO-Norm, die festlegt, wie eine PDF-Datei aufgebaut sein muss, damit sie ohne Rückfragen gedruckt werden kann. Hier lesen Sie, welche Versionen es gibt, wie Sie PDF-Dateien in PDF/X umwandeln und prüfen, wie Druckereien die Prüfung automatisieren und wie das Format aus TIFF/IT hervorging.
Was ist PDF/X?
PDF/X ist eine Familie von Normen für den Austausch druckfertiger Daten. Sie ist in der Normenreihe ISO 15930 festgelegt. Das X steht für „Exchange“, also Austausch. Eine PDF/X-Datei ist eine gewöhnliche PDF-Datei, die zusätzliche Regeln erfüllt und in ihren Metadaten angibt, welcher PDF/X-Version sie entspricht.
Wichtig ist eine Abgrenzung: PDF/X ist kein Programm. Bei der Suche nach „PDF X“ tauchen auch Programme wie der PDF-XChange Editor oder eine App namens „PDF X“ auf. Mit dem Dateiformat haben sie nur die Namensähnlichkeit gemeinsam. Um diese Programme geht es hier nicht.
PDF und PDF/X: der Unterschied
Das Portable Document Format erlaubt fast alles: RGB-Bilder, nicht eingebettete Schriften, Formulare, Videos, JavaScript, Passwortschutz. Für ein Dokument am Bildschirm ist das praktisch. Für den Druck ist es ein Risiko. Eine fehlende Schrift wird auf der Druckmaschine durch eine andere ersetzt, ein RGB-Bild wird unkontrolliert umgerechnet, und ohne Angabe des Endformats weiß niemand, wo geschnitten wird.
PDF/X schränkt diese Freiheiten ein. Erlaubt ist nur, was im Druck sicher verarbeitet werden kann. Gleichzeitig fordert die Norm Angaben, die ein normales PDF nicht braucht, etwa die Druckbedingung, für die die Datei gedacht ist. Man kann sagen: Ein PDF beschreibt, wie ein Dokument aussieht. Ein PDF/X beschreibt zusätzlich, wie es gedruckt werden soll.
Wofür wird PDF/X eingesetzt?
PDF/X ist das übliche Übergabeformat zwischen Kreativen, Verlagen und Druckereien. Typische Einsatzbereiche sind:
- Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften, die von Agenturen an Verlage geliefert werden,
- Druckdaten für Broschüren, Kataloge, Bücher und Verpackungen,
- Online-Druckereien, die PDF/X beim Hochladen verlangen und automatisch prüfen,
- die Archivierung von Druckvorlagen, die später erneut gedruckt werden sollen.
Für die Langzeitarchivierung gibt es mit PDF/A eine eigene Norm mit anderen Zielen.
Die PDF/X-Normen im Überblick
Jede Version hat ihren eigenen Schwerpunkt und baut auf einer bestimmten PDF-Version auf. Die Tabelle zeigt die Varianten, die in der Praxis vorkommen.
| Version | Norm | Farbräume | Transparenzen | Basis |
|---|---|---|---|---|
| PDF/X-1a:2001 | ISO 15930-1 | nur CMYK, Graustufen und Sonderfarben | nein | PDF 1.3 |
| PDF/X-1a:2003 | ISO 15930-4 | nur CMYK, Graustufen und Sonderfarben | nein | PDF 1.4 |
| PDF/X-3:2002 | ISO 15930-3 | zusätzlich RGB und Lab mit ICC-Profil | nein | PDF 1.3 |
| PDF/X-3:2003 | ISO 15930-6 | zusätzlich RGB und Lab mit ICC-Profil | nein | PDF 1.4 |
| PDF/X-4 | ISO 15930-7 | wie PDF/X-3 | ja | PDF 1.6 |
| PDF/X-5 | ISO 15930-8 | wie PDF/X-4, auch Mehrkanal-Druckbedingungen | ja | PDF 1.6 |
| PDF/X-6 | ISO 15930-9 | wie PDF/X-4, auch Mehrkanal-Druckbedingungen | ja | PDF 2.0 |
PDF/X-1a: nur CMYK und Sonderfarben
PDF/X-1a ist die strengste und älteste der verbreiteten Varianten. Alle Farben müssen bereits in CMYK, Graustufen oder als Sonderfarben vorliegen. RGB-Bilder und geräteunabhängige Farben sind nicht erlaubt, Transparenzen müssen vor dem Export reduziert werden. Die Datei ist damit auf eine Druckbedingung festgelegt.
Beim Empfänger passiert deshalb kaum etwas Unvorhergesehenes. PDF/X-1a war lange der Standard für die Anzeigenlieferung an Verlage.
PDF/X-3: farbraumneutral mit Ausgabebedingung
PDF/X-3 erlaubt neben CMYK und Sonderfarben auch RGB- und Lab-Daten, sofern sie über ICC-Profile eindeutig beschrieben sind. Die Umrechnung in die Farben der Druckmaschine kann damit später erfolgen, etwa erst in der Druckerei.
Transparenzen unterstützt PDF/X-3 nicht. Sie müssen beim Export reduziert werden, wie bei PDF/X-1a.
PDF/X-4: Transparenzen und Ebenen
PDF/X-4 übernimmt die Farbfreiheit von PDF/X-3 und erlaubt zusätzlich native Transparenzen und optionale Inhalte, also Ebenen. Schlagschatten, weiche Kanten und Deckkraft-Effekte bleiben erhalten und werden erst im Ausgabesystem der Druckerei (RIP) verrechnet. So entfallen typische Fehler der Transparenzreduzierung wie feine Blitzer an Objektgrenzen.
Ebenen sind praktisch für Sprachversionen: Ein Katalog kann den gemeinsamen Bildteil und mehrere Textebenen in einer Datei enthalten. Die Variante PDF/X-4p erlaubt, das Profil der Druckbedingung nur zu referenzieren, statt es einzubetten.
Neuere Versionen (PDF/X-5, PDF/X-6)
PDF/X-5 erweitert PDF/X-4 um besondere Fälle. PDF/X-5g und PDF/X-5pg erlauben den Verweis auf externe Grafikinhalte, PDF/X-5n unterstützt Druckbedingungen mit mehr als vier Druckfarben, etwa für erweiterte Farbräume im Verpackungsdruck. PDF/X-6 aus dem Jahr 2020 bringt die Norm auf die Basis von PDF 2.0 und kennt ebenfalls die Varianten 6p und 6n. In der täglichen Praxis der meisten Druckereien ist PDF/X-4 aber der Maßstab.
PDF/X-3 oder PDF/X-4 – was wählen?
Die kurze Antwort: Wenn Ihre Druckerei nichts anderes verlangt, ist PDF/X-4 in der Regel die bessere Wahl. Branchenorganisationen wie die Ghent Workgroup und der Bundesverband Druck und Medien empfehlen PDF/X-4 für aktuelle Workflows, weil Transparenzen nicht mehr vor dem Export aufgelöst werden müssen.
PDF/X-3 oder PDF/X-1a sind sinnvoll, wenn der Empfänger ausdrücklich danach fragt oder sein Ausgabesystem mit nativen Transparenzen nicht zuverlässig umgehen kann. Im Zweifel gilt: Die Datenspezifikation der Druckerei geht vor.
Anforderungen: Schriften, Farbräume, Output Intent, Beschnitt
Unabhängig von der Version gelten einige Grundregeln. Ohne sie ist eine Datei formal kein PDF/X.
- Schriften: Alle verwendeten Schriften müssen vollständig oder als Teilmenge eingebettet sein. Ein Ersatz durch eine andere Schrift ist damit ausgeschlossen.
- Farbräume: Nur die in der jeweiligen Version erlaubten Farbräume. Bei PDF/X-1a also kein RGB, bei PDF/X-3 und PDF/X-4 RGB nur mit ICC-Profil.
- Output Intent: Die Datei muss angeben, für welche Druckbedingung sie gedacht ist, zum Beispiel ein Profil für gestrichenes Papier im Offsetdruck. Diese Angabe heißt Output Intent und ist Pflicht.
- Seitenformat: Das Endformat muss als Trim Box (oder Art Box) festgelegt sein. Eine Bleed Box beschreibt zusätzlich den Beschnitt.
- Beschnitt: Die Norm schreibt keine feste Breite vor. Viele Druckereien verlangen rund 3 Millimeter Beschnittzugabe an allen Seiten, genaue Werte stehen in der jeweiligen Datenspezifikation.
- Keine störenden Inhalte: Verschlüsselung, Passwortschutz, JavaScript, Formularfelder im Druckbereich und eingebettete Multimedia-Inhalte sind nicht erlaubt.
- Kennzeichnung: Die Datei trägt in ihren Metadaten die PDF/X-Version, nach der sie erstellt wurde.
Eine formal gültige PDF/X-Datei kann trotzdem Bilder mit zu geringer Auflösung, zu kleine Schrift oder einen zu hohen Farbauftrag enthalten. Solche Punkte prüft eine Druckerei zusätzlich mit eigenen Regeln.
PDF in PDF/X umwandeln und prüfen
Am zuverlässigsten entsteht eine PDF/X-Datei direkt beim Export aus dem Programm, in dem gestaltet wurde. Eine bestehende PDF-Datei lässt sich nachträglich konvertieren, doch dabei können Schriften oder Originalfarben bereits fehlen.
Export aus Layout-Programmen
Layout- und Grafikprogramme wie Adobe InDesign, Illustrator, Affinity Publisher oder QuarkXPress bringen Voreinstellungen für PDF/X mit, etwa „PDF/X-4:2008“ oder „PDF/X-1a:2001“. So gehen Sie vor:
- Die Datenspezifikation der Druckerei lesen: gewünschte PDF/X-Version, Druckbedingung, Beschnitt, Mindestauflösung.
- Im Dokument die Beschnittzugabe anlegen und Bilder randabfallend bis in den Beschnitt ziehen.
- Beim Export die passende PDF/X-Vorgabe wählen oder die Exporteinstellungen der Druckerei laden.
- Als Ausgabebedingung das von der Druckerei genannte Profil einstellen.
- Beschnittzugabe im Exportdialog aktivieren, Schnittmarken nur setzen, wenn sie verlangt werden.
- Die fertige Datei mit einer Preflight-Prüfung kontrollieren.
Aus Microsoft Word oder anderen Office-Programmen lässt sich PDF/X nicht direkt erzeugen. Hier führt der Weg über eine PDF-Datei, die anschließend mit einem Preflight-Werkzeug konvertiert wird. Ein einfacher PDF-Reader wie der Adobe Acrobat Reader kann PDF/X-Dateien anzeigen, aber nicht erstellen oder umwandeln.
Preflight: Prüfprofile automatisch anwenden
Preflight heißt die Prüfung einer Datei vor der Druckproduktion. Ein Preflight-Programm liest die PDF-Datei und vergleicht sie mit einem Prüfprofil. Das Profil enthält Regeln wie „alle Schriften eingebettet“, „kein RGB“, „Bildauflösung mindestens 300 ppi“ oder „Gesamtfarbauftrag höchstens 300 Prozent“. Das Ergebnis ist ein Bericht mit Fehlern und Warnungen.
Gute Werkzeuge können mehr als prüfen. Sie korrigieren bestimmte Fehler automatisch, rechnen Farben in die Druckbedingung um, betten fehlende Profile ein und speichern das Ergebnis als PDF/X. In Adobe Acrobat Pro steht dafür die Preflight-Funktion bereit, die mit fertigen Profilen für die gängigen PDF/X-Versionen arbeitet. Spezialisierte Programme sind callas pdfToolbox und Enfocus PitStop. Die Ghent Workgroup veröffentlicht frei verfügbare Spezifikationen und Prüfprofile, die auf PDF/X aufbauen und für bestimmte Produkte wie Zeitschriften, Zeitungen oder Verpackungen zugeschnitten sind.
Automatisierung in Druck und Medien: Druckdaten-Workflows
In einer Druckerei, die täglich viele Aufträge erhält, wäre es nicht wirtschaftlich, jede Datei von Hand zu öffnen und zu prüfen. Deshalb laufen Preflight und Korrektur dort weitgehend automatisch. Ein typischer Druckdaten-Workflow sieht so aus:
- Der Kunde lädt seine PDF-Datei in ein Webportal hoch oder legt sie in einem Austauschordner ab.
- Ein überwachter Ordner (Hotfolder) oder eine Schnittstelle übergibt die Datei an einen Preflight-Server.
- Der Server prüft die Datei gegen das Profil des Produkts, korrigiert sichere Fehler selbst und erzeugt eine PDF/X-Datei.
- Ist alles in Ordnung, geht die Datei weiter zur Druckformmontage. Bei Fehlern erhält der Kunde automatisch einen Bericht mit einer Vorschau.
- Auftragsdaten wie Auflage, Format und Papier werden über Schnittstellen aus dem Bestellsystem übernommen, in manchen Umgebungen im Format JDF oder XJDF.
Für solche Abläufe gibt es Serverversionen der Preflight-Werkzeuge und Workflow-Systeme wie Enfocus Switch, die Hotfolder, Prüfungen und Benachrichtigungen verketten. Das Prinzip ist dasselbe wie in anderen Branchen: Regeln festlegen, Standardfälle automatisch erledigen, Menschen nur bei Ausnahmen einbinden. Wie das allgemein funktioniert, erklären die Beiträge zur Workflow-Automatisierung und zur Prozessautomatisierung. Die Anbindung von Shop, Auftragsverwaltung und Produktion läuft dabei zunehmend über API-Integrationen.
PDF/X ist in diesem Zusammenhang eine Form von Datenqualität. Die Norm legt fest, welche Eigenschaften eine Datei haben muss, damit der nächste Schritt ohne Rückfrage funktioniert. Genau das macht Automatisierung erst möglich.
Geschichte: Von TIFF/IT zu PDF/X
Bevor PDF/X sich durchsetzte, wurden Anzeigen und Seiten in der professionellen Druckvorstufe häufig als TIFF/IT ausgetauscht. TIFF/IT (Tag Image File Format for Image Technology) ist als ISO 12639 genormt, die erste Ausgabe erschien 1998. Das Format beschreibt eine fertig gerasterte oder aufbereitete Seite in mehreren Teildateien: eine Datei für Halbtonbilder (CT, Continuous Tone), eine für Strichelemente wie Text und Linien (LW, Line Work) und eine Final-Page-Datei (FP), die beide zusammenführt. Eingeschränkte Profile wie TIFF/IT-P1 sollten den Austausch zwischen verschiedenen Systemen vereinfachen.
TIFF/IT war zuverlässig, weil es keine Schriftprobleme und kaum Spielraum für Interpretation gab. Dafür waren die Dateien groß, bestanden aus mehreren Teilen und ließen sich kaum nachträglich korrigieren.
PDF bot sich als Alternative an, war aber zu offen. Deshalb entstand Ende der 1990er-Jahre in den USA mit PDF/X-1 eine eingeschränkte Fassung für den Druck, zunächst als amerikanische Norm des Komitees CGATS (CGATS.12). Darauf folgte 2001 mit PDF/X-1a die erste internationale Norm der Reihe ISO 15930. TIFF/IT verlor dadurch an Bedeutung und spielt heute im Alltag kaum noch eine Rolle.
Die Rolle von Branchenverbänden bei der Standardisierung
Normen wie TIFF/IT und PDF/X sind nicht allein in Normungsgremien entstanden. Sie gehen auf Anforderungen aus der Praxis zurück, die Branchenverbände gesammelt und gebündelt haben. In den USA gehörte dazu die „Digital Distribution of Advertising for Publications“ (DDAP), ein Verband aus der Druckvorstufe und dem Anzeigengeschäft, dem früher diese Domain gehörte. Er setzte sich für einheitliche digitale Formate bei der Anzeigenlieferung ein, veröffentlichte Positionspapiere zu TIFF/IT und PDF/X.
Andere Organisationen arbeiteten in dieselbe Richtung: das Normungskomitee CGATS in den USA, das technische Komitee ISO/TC 130 für Drucktechnik auf internationaler Ebene und später die Ghent Workgroup in Europa. Im deutschsprachigen Raum geben Fogra und der Bundesverband Druck und Medien Empfehlungen heraus. Mehr zur Herkunft dieses Portals lesen Sie auf der Seite Über DDAP.
Häufige Fragen zu PDF/X
Ist PDF/X ein Programm oder ein Dateiformat?
Ein Dateiformat, genauer eine ISO-Norm für druckfertige PDF-Dateien. Programme mit ähnlichem Namen wie der PDF-XChange Editor haben damit nichts zu tun.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/X?
PDF/X ist ein PDF mit festen Regeln für den Druck: Schriften eingebettet, nur erlaubte Farbräume, Angabe der Druckbedingung, festgelegtes Endformat, keine Verschlüsselung und keine interaktiven Inhalte.
Wann PDF/X-3 und wann PDF/X-4?
PDF/X-4 ist für aktuelle Workflows meist die bessere Wahl, weil Transparenzen und Ebenen erhalten bleiben. PDF/X-3 oder PDF/X-1a nehmen Sie, wenn die Druckerei oder der Verlag es ausdrücklich verlangt.
Kann PDF/X-3 Transparenzen enthalten?
Nein. Transparenzen müssen bei PDF/X-3 und PDF/X-1a vor dem Export reduziert werden. Erst PDF/X-4 erlaubt native Transparenzen.
Welche Programme erstellen PDF/X-Dateien?
Layout- und Grafikprogramme wie Adobe InDesign, Illustrator, Affinity Publisher und QuarkXPress exportieren direkt als PDF/X. Zum Prüfen und Umwandeln bestehender PDF-Dateien eignen sich Adobe Acrobat Pro, callas pdfToolbox oder Enfocus PitStop.
Ist PDF/X kostenlos?
Das Format selbst ist nicht an ein bestimmtes Programm gebunden, jedes Programm darf es unterstützen. Die Normtexte der ISO sind allerdings kostenpflichtig, und die meisten professionellen Werkzeuge zum Erstellen und Prüfen ebenfalls.