n8n verbindet Apps, Datenbanken und KI-Modelle zu automatischen Abläufen. Sie bauen Workflows auf einer visuellen Arbeitsfläche aus Bausteinen zusammen, können an jeder Stelle eigenen Code einfügen und entscheiden selbst, ob das Tool in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server läuft. Dieser Leitfaden für Einsteiger erklärt, wie n8n funktioniert, was es kostet, wie Sie AI Agents einbinden und für wen sich die Plattform eignet.
Was ist n8n?
n8n ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung. Mit ihr lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, bei denen Daten zwischen verschiedenen Programmen fließen: ein neuer Eintrag im Webshop, der im CRM landen soll, eine E-Mail, deren Anhang in einem Ordner gespeichert wird, ein Bericht, der jeden Montag aus einer Datenbank erstellt wird.
Das Besondere an n8n ist die Kombination aus visuellem Editor und voller Flexibilität. Einfache Workflows entstehen per Drag-and-drop. Wer mehr braucht, schreibt in einem Code-Baustein JavaScript oder Python oder ruft beliebige APIs direkt auf. Der Quellcode ist öffentlich auf GitHub einsehbar, und die Software lässt sich kostenlos selbst hosten. Damit hat sich n8n in wenigen Jahren zu einer der bekanntesten Automatisierungsplattformen entwickelt, gerade für Teams mit technischem Hintergrund.
Wer steckt hinter n8n? (n8n GmbH, Berlin)
Entwickelt wird n8n von der n8n GmbH mit Sitz in Berlin. Gründer ist Jan Oberhauser, der das Projekt 2019 veröffentlichte. Das Unternehmen hat seitdem mehrere Finanzierungsrunden mit Wagniskapitalgebern abgeschlossen und ist stark gewachsen. Neben dem Kernteam trägt eine große Community zur Plattform bei: Sie entwickelt eigene Bausteine, teilt Workflow-Vorlagen und beantwortet Fragen im offiziellen Forum.
Wie spricht man n8n aus?
Der Name ist eine Abkürzung für „nodemation“, eine Verbindung aus „node“ (Knoten) und „automation“. Zwischen dem ersten und dem letzten n stehen acht Buchstaben, daher die 8. Ausgesprochen wird n8n im Englischen „n-eight-n“, im Deutschen sagen viele einfach „n-acht-n“.
Wie funktioniert n8n? Nodes, Trigger und Workflows
Ein Workflow in n8n besteht aus Nodes, also Knoten, die auf einer Arbeitsfläche im Editor miteinander verbunden werden. Jeder Node erledigt eine Aufgabe und gibt sein Ergebnis an den nächsten weiter.
- Trigger-Nodes starten den Workflow. Das kann ein Zeitplan sein, ein Webhook, der von einem anderen System aufgerufen wird, eine neue Zeile in Google Sheets oder eine eingehende E-Mail.
- Aktions-Nodes arbeiten mit Apps und Diensten: Datensatz anlegen, Nachricht in Slack senden, Datei hochladen. n8n bringt mehrere hundert fertige Integrationen mit.
- Logik-Nodes steuern den Ablauf: Verzweigungen (If, Switch), Zusammenführen von Datenströmen, Schleifen, Wartezeiten.
- Daten-Nodes formen Informationen um: Felder umbenennen, filtern, sortieren, Werte extrahieren.
- Code- und HTTP-Nodes öffnen den Rest der Welt. Mit dem HTTP-Request-Node lässt sich jede Anwendung ansprechen, die eine API bietet, auch wenn es dafür keinen eigenen Baustein gibt.
Die Daten fließen als Einträge (Items) von Node zu Node. Im Editor sehen Sie nach jedem Testlauf, welche Daten ein Node erhalten und weitergegeben hat. Das macht die Fehlersuche deutlich leichter als bei Tools, die nur ein „fehlgeschlagen“ melden.
n8n Cloud oder selbst hosten?
Bevor Sie Ihren ersten Workflow bauen, steht eine Grundsatzentscheidung an: Wo soll Ihre n8n-Instanz laufen?
n8n Cloud ist die gehostete Version des Herstellers. Sie registrieren sich, und die Plattform ist sofort einsatzbereit. Updates, Backups und Sicherheit übernimmt n8n. Das ist der schnellste Weg für Teams ohne eigene Server-Betreuung.
Self-Hosting bedeutet, dass n8n auf Ihrem eigenen Server läuft, ob im Büro, im Rechenzentrum oder bei einem Hoster Ihrer Wahl. Sie behalten die volle Kontrolle über die Daten, tragen aber auch die Verantwortung für Betrieb und Updates.
Self-Hosting mit Docker auf dem eigenen Server
Der übliche Weg zum Self-Hosting führt über Docker. n8n stellt ein offizielles Container-Image bereit, das sich mit einem einzigen Befehl starten lässt. Der Editor ist danach im Browser über Port 5678 erreichbar. Für den produktiven Einsatz auf einem eigenen Server empfiehlt die Dokumentation (Docs) von n8n unter anderem:
- eine PostgreSQL-Datenbank statt der voreingestellten SQLite,
- einen Reverse Proxy mit HTTPS-Zertifikat,
- regelmäßige Backups der Datenbank und des Datenverzeichnisses,
- einen festen Verschlüsselungsschlüssel für gespeicherte Zugangsdaten.
Für den Einstieg genügt ein kleiner virtueller Server. Wer viele Workflows parallel ausführt, kann n8n im Queue-Modus mit mehreren Worker-Prozessen betreiben.
Community Edition und Lizenz
Die selbst gehostete Version heißt Community Edition und ist kostenlos. Sie enthält die Workflow-Funktionen und alle Integrationen. Einige Funktionen für größere Organisationen, etwa Single Sign-on, erweiterte Rechteverwaltung oder Umgebungen für Test und Produktion, gibt es nur in den kostenpflichtigen Business- und Enterprise-Varianten.
Wichtig für das Verständnis: n8n ist quelloffen, aber nicht Open Source im strengen Sinn der Open Source Initiative. Die Software steht unter der Sustainable Use License, die n8n selbst als „fair-code“ bezeichnet. Sie dürfen n8n kostenlos für interne Zwecke im eigenen Unternehmen nutzen und anpassen. Nicht erlaubt ist es beispielsweise, n8n als eigenen gehosteten Dienst an Dritte zu verkaufen. Klären Sie im Zweifel die Lizenzbedingungen für Ihren konkreten Anwendungsfall.
Ist n8n kostenlos? Kosten im Überblick
Die kurze Antwort: n8n kostenlos zu nutzen ist möglich, wenn Sie die Community Edition selbst hosten. Dann zahlen Sie nur für Ihren Server. Die Zahl der Workflows und Ausführungen ist nicht begrenzt, sondern hängt nur von der Leistung Ihrer Hardware ab.
n8n Cloud wird in mehreren Tarifen angeboten, meist mit einer kostenlosen Testphase. Die Stufen unterscheiden sich vor allem in der Zahl der monatlichen Ausführungen, der gleichzeitig aktiven Workflows und dem Funktionsumfang. Eine Ausführung zählt dabei als ein kompletter Workflow-Durchlauf, unabhängig davon, wie viele Schritte er enthält. Bei langen Workflows ist das ein deutlicher Unterschied zu Tools, die jeden einzelnen Schritt berechnen. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Website des Herstellers, da sie sich regelmäßig ändern.
Rechnen Sie beim Self-Hosting ehrlich: Neben den Serverkosten fällt Arbeitszeit für Einrichtung, Updates und Überwachung an. Für kleine Teams ohne IT-Unterstützung kann die Cloud-Variante unterm Strich günstiger sein.
KI in n8n: AI Agents und LLM-Anbindung
n8n hat sich stark in Richtung KI entwickelt und wird inzwischen häufig für AI Workflow Automation eingesetzt. Kern ist der AI-Agent-Node. Er verbindet ein Sprachmodell mit Werkzeugen und einem Gedächtnis:
- Chat Model: Sie wählen das LLM, zum Beispiel von OpenAI (die Modelle hinter ChatGPT), Anthropic (Claude), Google (Gemini) oder ein lokales Modell über Ollama.
- Memory: Ein Gedächtnis speichert den Gesprächsverlauf, damit der Agent Rückfragen im Zusammenhang versteht.
- Tools: Der Agent darf andere Nodes als Werkzeuge nutzen, etwa eine Datenbankabfrage, eine Google-Sheets-Tabelle, eine Websuche oder einen ganzen Unter-Workflow. Über das Model Context Protocol (MCP) kann er zudem Werkzeuge externer Server einbinden.
Daneben gibt es Bausteine für typische LLM-Aufgaben: Texte klassifizieren, Informationen aus Dokumenten extrahieren, Zusammenfassungen schreiben und Vektordatenbanken für eigene Wissensbestände abfragen. Der Vorteil gegenüber reinen Agenten-Frameworks: Sie können KI-Schritte und feste Regeln im selben Workflow kombinieren. Eine Rechnung wird regelbasiert abgelegt, nur die Einordnung eines unklaren Anhangs übernimmt das Modell. Grundlagen dazu erklärt unser Beitrag über KI-Agenten.
Anwendungsfälle für n8n
Die Einsatzmöglichkeiten sind breit. Die folgenden zwei Gruppen von Use Cases machen in vielen Unternehmen den Anfang.
Daten zwischen Apps abgleichen (CRM, Google Sheets, Slack)
Ein klassisches Beispiel: Ein Lead trägt sich über ein Formular ein. Ein n8n-Workflow prüft, ob der Kontakt schon im CRM existiert, legt ihn andernfalls an oder aktualisiert die vorhandenen Daten. Parallel landet der Eintrag in einer Google-Sheets-Tabelle für das Marketing, und der Vertrieb erhält eine Nachricht in Slack mit den wichtigsten Angaben. Das manuelle Kopieren zwischen Spreadsheet und CRM entfällt.
Ähnlich laufen nächtliche Abgleiche: Lagerbestände aus dem Warenwirtschaftssystem werden in den Webshop übertragen, Kundendaten zwischen Buchhaltung und CRM synchronisiert, Kennzahlen aus mehreren Quellen in einer Datenbank gesammelt. Wie solche Datenflüsse sauber aufgebaut werden, zeigt der Beitrag zur Datenpipeline.
Dokumente und Dateien automatisch verarbeiten
n8n kann E-Mail-Postfächer überwachen, Anhänge speichern und Dateien weiterverarbeiten. Mit KI-Bausteinen lassen sich Angaben aus Rechnungen, Lieferscheinen oder Anfragen extrahieren und strukturiert ablegen. In Druckereien übernimmt ein Workflow die eingehenden Druckdaten, übergibt sie per API an eine Preflight-Software zur Prüfung gegen PDF/X und sendet dem Kunden je nach Ergebnis eine Freigabe oder einen Fehlerbericht.
Der erste n8n-Workflow Schritt für Schritt
Ein einfacher Einstieg: Neue Formulareinträge sollen in einer Tabelle landen und das Team per Nachricht informieren.
- Instanz starten: Legen Sie ein Konto in n8n Cloud an oder starten Sie n8n per Docker auf Ihrem Rechner.
- Workflow anlegen: Klicken Sie auf „Create Workflow“ und fügen Sie als ersten Baustein den Trigger „On form submission“ hinzu. Legen Sie die Felder Name, E-Mail und Nachricht an.
- Tabelle anbinden: Fügen Sie einen Google-Sheets-Node hinzu, verbinden Sie Ihr Konto und wählen Sie die Aktion „Append Row“. Ordnen Sie die Formularfelder den Spalten zu.
- Benachrichtigung senden: Hängen Sie einen Slack- oder E-Mail-Node an und bauen Sie die Nachricht aus den Formulardaten zusammen.
- Testen: Führen Sie den Workflow im Testmodus aus, füllen Sie das Formular aus und prüfen Sie in jedem Node die Ein- und Ausgabedaten.
- Aktivieren: Schalten Sie den Workflow aktiv. Ab jetzt läuft er bei jedem neuen Eintrag automatisch.
Viele weitere Vorlagen finden Sie in der Workflow-Bibliothek auf der n8n-Website. Sie lassen sich importieren und an eigene Arbeitsabläufe anpassen.
n8n vs. Zapier vs. Make
| n8n | Zapier | Make | |
|---|---|---|---|
| Hosting | Cloud oder selbst gehostet | nur Cloud | nur Cloud |
| Abrechnung | nach Workflow-Ausführungen, Self-Hosting ohne Lizenzgebühr | nach ausgeführten Aufgaben (Tasks) | nach Operationen bzw. Credits |
| Einstieg | mittel, technisches Grundverständnis hilfreich | sehr einfach | einfach bis mittel |
| Integrationen | mehrere hundert, dazu beliebige APIs per HTTP | sehr große Auswahl | große Auswahl |
| Eigener Code | JavaScript und Python direkt im Workflow | eingeschränkt | eingeschränkt |
| KI-Agenten | eigener Agent-Node mit Tools und Memory | KI-Funktionen und Agenten vorhanden | KI-Module und Agenten vorhanden |
Zapier ist die richtige Wahl, wenn ein Team schnell und ohne Technik-Kenntnisse einfache Verbindungen zwischen Cloud-Apps bauen will. Make punktet bei visuell komplexen Szenarien. n8n spielt seine Stärken aus, wenn Datenkontrolle, eigener Code, KI-Workflows oder hohe Ausführungszahlen wichtig sind. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Artikel zur Zapier-Alternative.
Ist n8n DSGVO-konform und sicher?
Ob n8n DSGVO-konform eingesetzt wird, hängt von Ihrer Einrichtung ab. Beim Self-Hosting bleiben alle Workflow-Daten auf Ihrem Server. Sie bestimmen den Standort, die Zugriffe und die Aufbewahrung. Das ist für viele Unternehmen der Hauptgrund, sich für n8n zu entscheiden. Bei n8n Cloud schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Hersteller und sollten den Hosting-Ort prüfen.
Zwei Punkte werden oft übersehen. Erstens: Jede App, die ein Workflow anspricht, ist ein eigener Datenempfänger. Wer Kundendaten an ein Cloud-LLM schickt, muss auch diesen Anbieter datenschutzrechtlich prüfen. Zweitens: Die Sicherheit einer selbst gehosteten Instanz liegt bei Ihnen. Halten Sie n8n aktuell, schützen Sie den Zugang mit starken Passwörtern oder Single Sign-on und geben Sie Zugangsdaten zu anderen Systemen nur mit den nötigen Rechten frei.
Für wen eignet sich n8n?
n8n passt gut zu Unternehmen, die mehr automatisieren wollen, als einfache Tools erlauben, und dabei Wert auf Datenhoheit legen. Typisch sind mittelständische Firmen mit eigener IT, Agenturen, Softwareteams und technisch versierte Fachabteilungen. Auch wer komplexe Arbeitsabläufe mit KI verbinden möchte, findet in n8n eine leistungsstarke Grundlage.
Weniger geeignet ist n8n für Teams, die nur wenige einfache Verbindungen brauchen und keinerlei technische Einarbeitung wollen. Hier sind Einsteiger mit Zapier oder den Workflow-Funktionen ihrer vorhandenen Software oft schneller am Ziel. Einen Überblick über die Grundlagen gibt der Beitrag zur Workflow-Automatisierung.
Häufige Fragen zu n8n
Für was ist n8n?
n8n dient dazu, wiederkehrende Aufgaben zwischen Apps, Datenbanken und KI-Modellen zu automatisieren. Typische Beispiele sind Datenabgleiche, Benachrichtigungen, Dokumentenverarbeitung und KI-Agenten.
Kann man n8n kostenlos nutzen?
Ja. Die Community Edition lässt sich kostenlos auf dem eigenen Server betreiben. Kosten entstehen dann nur für das Hosting. n8n Cloud ist kostenpflichtig und bietet in der Regel eine Testphase.
Kann man n8n auf Deutsch umstellen?
Die Oberfläche von n8n ist auf Englisch. Deutsche Texte verarbeiten die Workflows trotzdem ohne Einschränkung, und Nachrichten oder Dokumente lassen sich in jeder Sprache erzeugen.
Kann sich n8n mit SAP verbinden?
Einen universellen SAP-Baustein gibt es nicht. Über die HTTP-Schnittstellen von SAP (etwa OData-Services) lässt sich n8n aber anbinden. Der Aufwand hängt von Ihrer SAP-Version und den freigegebenen Schnittstellen ab.